Sobre Descentralização, Convênios, Aditivos, Acordos e Quitações

MANUAL PARA TRAMITAÇÃO DE PROJETOS COM TERMO DE EXECUÇÃO

DESCENTRALIZADA, CONVENIOS,

ACORDOS, ADITIVOS e QUITAÇÕES.

 1       Processo de Termo de Execução Descentralizada/ TED

1.1     Novo Projeto – Novo TED

1.2    Prorrogação de projetos – Prorrogação de TED

1.3    Liberação de Parcelas Orçamentárias – FNS/MS

1.4     Orientações

1.4.1  Da Tramitação

1.4.2  Dos processos do MEC – SIMEC

1.4.3  Do Relatório do Cumprimento do Objeto – SIMEC

1.4.5  Dos processos do FNS/MS

1.4.5  Da prorrogação de TED

 

2       Instruções Iniciais –  Convênio, Acordo de Cooperação e Aditivos

2.1    Novo Convênio

2.2   Termo Aditivo de Convênios/Acordos de cooperação

2.3   Quitação de Termos de Cooperação, Convênios e Acordo de Cooperação

 

MANUAL PARA PROJETOS COM TERMO DE EXECUÇÃO DECENTRALIZADA, CONVENIOS, ACORDOS, ADITIVOS e QUITAÇÕES.

 

1.   Instruções Iniciais Termo de Execução Descentralizada

Quando o  financiamento de projetos for oriundos da esfera federal, a forma de repasse à UFSC será por meio da descentralização de crédito, ou seja para sua viabilização será firmado um Termo de Execução Descentralizada.

 

1.1.  Novo Projeto

Inicialmente, o coordenador do projeto deverá entrar em contato com o Departamento de Pesquisa/PROPESQ ou Extensão/PROEX para orientação.

Para a tramitação do projeto na UFSC, o coordenador ou a Fundação de Apoio deve abrir processo digital no SPA.

O campo “Interessado” sempre  será o nome do coordenador do projeto.

Toda a documentação pertinente deve ser inserida  e nominada ao processo e na sequência abaixo.

Atenção: É importante que toda a documentação inserida no processo contenha informações coerentes entre si. Por exemplo, as datas informadas nas aprovações e declarações devem ser equivalentes. Ao final deste manual inserimos algumas observações quanto ao preenchimento do NOTES

 

Relação de Documentos necessários para sua assinatura do TC/TED

 

Abrir um processo digital no SPA e  incluir  toda a documentação, preferencialmente  na ordem que segue abaixo . O interessado é sempre o coordenador do Projeto.

– Formalização da solicitação, direcionada a Reitora, com a exposição de motivos que ensejam o pedido, assinado pelo coordenador do projeto;

– Aprovação do projeto pelo Departamento (formulário Notes para projetos de pesquisa e/ou de extensão) com um “DE ACORDO” ASSINADO E CARIMBADO  pelo chefe do Departamento, ou Aprovação pelas Câmaras de Graduação ou Pós-Graduação   (para projetos de graduação e pós-graduação);

– Registro individual do NOTES de todos os membros da equipe, também com um “DE ACORDO” ASSINADO E CARIMBADO  pelo chefe do Departamento, .

–  Listagem da equipe executora do projeto com nº de CPF, SIAPE e lotação, bem como as respectivas remunerações – observando que 2/3 dos participantes devem ser integrantes da UFSC (docentes, STAEs, graduandos e pós-graduandos), conforme Decreto 7423/2010;

– Declarações de compatibilidade de carga horária de todos os participantes que sejam servidores da UFSC, todas assinadas e datadas;

– Declarações de limite de remuneração de todos os participantes que sejam servidores da UFSC todas assinadas e datadas (inclusive do coordenador)

– Plano de Trabalho com orçamento detalhado do orçamento;

– Formulários específicos do órgão de fomento  TC, TDC ou TED e/ou edital, quando for o caso;

Para projetos com recursos oriundos do Ministério da Saúde/FNS, inserir cópia da proposta apresentada junto àquele Ministério.

– Minuta do Ofício ao destinatário no qual deverá constar:  nome e endereço  completo do destinatário (em arquivo.doc).  Encaminhamento contendo: citação da documentação a ser enviada; o título do objeto; vigência dia mês e ano previsto para a execução do projeto. Justificativa consubstanciada da importância do projeto para a Instituição e/ou sociedade. Nome,  e-mail e telefone institucional  de contato do Coordenador.

Obs.: A redação da Minuta do Ofício ao destinatário deve ser na seguinte ordem:

  • a) nome e endereço  completo do destinatário;
  • b) No 1º parágrafo deve constar: encaminhamento contendo a citação da documentação a ser enviada para análise do órgão; o título do objeto;  vigência previsto (dia, mês e ano) para a execução do projeto; e a solicitação da descentralização do aporte financeiro.
  • c) No 2º parágrafo deve constar: Justificativa consubstanciada da informando por que não conseguiu realizar o projeto no  tempo previsto e a importância do projeto para a Instituição e/ou sociedade.  (Salientamos que a justificativa não poderá exceder a 15 linhas).
  • d) No 3º parágrafo deve conter o nome,  o e-mail e o telefone institucional  de contato do Coordenador.

 

1.2 – Relação de Documentos para PRORROGAÇÃO de Projeto

 

          Obs.: Resgatar o processo original do SPA e dar continuidade inserindo:

Formalização da solicitação da prorrogação, direcionada a Reitora, com a exposição de motivos que ensejam o pedido;

Atualização do Sistema NOTES;

Caso as declarações estejam vencidas, estas deverão ser refeitas.

Relatório técnico das atividades desenvolvidas no período e orçamento gastos;

Cronograma de execução;

Plano de Trabalho das Atividades que irão ser desenvolvidas no período da prorrogação e orçamento quando houver;

Termo Aditivo

Justificativa do pedido de prorrogação (em torno de 10 a 15 linhas);

Para projetos com recursos oriundos do Ministério da Saúde/FNS, a solicitação de prorrogação deverá estar concluída no âmbito da UFSC 60 dias antes do término da vigência. Deverá,  também, inserir cópia do espelho da última prorrogação junto àquele Ministério.

Para aditivos de outros Ministérios a aprovação no âmbito da UFSC deverá estar concluída no mínimo 60 dias antes de concluir a vigência para não perder o prazo do contrato Fundacional

Minuta do Ofício de encaminhamento ao destinatário, no qual deverá constar justificativa da solicitação de prorrogação, o período da prorrogação (dia/mês/ano) incluir no SPA em arquivo.doc, e os dados do Destinatário: nome e endereço completo.

  • Obs.: A redação da Minuta do Ofício ao destinatário deve ser na seguinte ordem:
  • a) nome e endereço  completo do destinatário;
  • b) No 1º parágrafo deve constar: encaminhamento contendo a citação da documentação a ser enviada; o título do objeto;  vigência (dia, mês e ano) previsto para a prorrogação do projeto;
  • c) No 2º parágrafo deve ser feita a justificativa informando por que não conseguiu realizar o projeto no  tempo previsto e a importância da prorrogação  do projeto para a Instituição e/ou sociedade.  (Salientamos que a justificativa não poderá exceder a 15 linhas).
  • d) No 3º parágrafo deve conter o nome,  o e-mail e o telefone institucional  de contato do Coordenador.
1.3 – Declaração para liberação de parcelas junto ao FNS/MS:

Obs: Se no cronograma de desembolso estiver prevista liberação do aporte financeiro em parcelas, o interessado deverá providenciar a documentação e inserir ao processo do SPA (processo original) e enviar para COPROJ/DPC/PROAD,

1) Formalização da solicitação da liberação da parcela, direcionada a Reitora, na qual deverá constar:

Título do Projeto:

Nº e ano do  TC: ——/—-

Nº do SIAFI: ———-

Nº da parcela a ser liberada: (ex. 1ª, 2ª, 3ª…).

2) Relatório das atividades já desenvolvidas informando a execução do Projeto em %

3) Plano de Trabalho das atividades futuras;

4) Relatório parcial das atividades desenvolvidas com detalhamento do orçamento gasto feito pela Fundação de Apoio

5) Caso envolva Obra – inserir foto da obra

6) Declaração do fiscal afirmando que o projeto está sendo executado conforme previsto no Plano de trabalho e Termo de Execução/TED, com um “De Acordo” do Chefe do Departamento.

1.4  – Orientações

 

1.4.1   Da Tramitação

Quanto a tramitação a COPROJ faz a análise previa da documentação inserida ao processo e estando te acordo encaminha à Pró Reitoria específica e retornando à COPROJ e não havendo pendencias é providenciada a documentação para assinatura da Reitora.

 

1.4.2   Dos processos via SIMEC

Para os processos do Ministério da Educação, estes tramitarão e, se aprovados, serão  inseridos no Sistema Integrado de Monitoramento do Ministério da Educação – SIMEC (inclusão esta feita pela COPROJ).

 

1.4.3   Do Relatório do Cumprimento do Objeto – SIMEC

Para apresentação do Relatório junto ao Ministério da Educação, o Coordenador deverá preencher o formulário do Cumprimento do Objeto, inserir ao processo que originou o TC, juntamente com uma solicitação de aprovação e, após a COPROJ fará a inserção no Sistema Integrado de Monitoramento do Ministério da Educação – SIMEC.

 

1.4.4   Dos Processos do FNS/MS

Para os Processos do Ministério da Saúde, estes tramitarão e, se aprovados, ficarão retidos na chave da COPROJ, até a liberação do TED, pelo FNS. Havendo a liberação o TED tramitará na Pró-Reitoria específica para posterior assinatura da Reitora. Porém, fica o Coordenador responsável em encaminhar, em mãos, até a DICON. Salienta-se que a documentação deve ser retirada da COPROJ.

 

1.4.5   Da prorrogação junto ao FNS

A prorrogação dos projetos junto ao FNS/MS será realizado de acordo com as prorrogações deste manual. Cabendo à COPROJ ao final da análise favorável, inserir os dados no sitio do Ministério da Saúde. Imprimir duas vias do “Espelho” e enviar junto ao Oficio para colher assinatura da Reitora. Porém, fica o Coordenador responsável em encaminhar em mãos até a DICON. Salienta-se que a documentação deve ser retirada da COPROJ.

 

2.      Instruções Iniciais – Convênios, Acordos de Cooperação, Cooperação Técnica  e Aditivos.

 

2.1.  Novo Convênio

 

Quando o financiamento tiver origem em órgãos ou entidades da administração pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, ou ainda, entidades privadas, será firmado um convênio. Incluir: Se não houver transferência de recurso entre os partícipes, será firmado Acordo de Cooperação. Os documentos necessários para assinatura são:

 

Formalização da solicitação feita pelo interessado à Magnífica Reitora solicitando assinatura e indicando quem será o Coord. do Convênio, com seus dados para contato;

Formulário de Pesquisa ou Extensão do Notes devidamente preenchido com a assinatura de aprovação do Chefe do Departamento ou Departamentos envolvidos; ou cópia da Ata de Reunião de cada Departamento onde foi aprovado o Projeto;

Listagem com os nomes, CPF e SIAPE de todos os participantes do projeto, incluindo o coordenador, com as respectivas cargas horárias e remunerações;

Relação dos participantes do projeto com a respectiva carga horária;

As declarações de cada participante UFSC quanto à compatibilidade de horário entre a participação no projeto e as demais atividades da UFSC;

A declaração de que o limite de remuneração não excederá, mensalmente, o maior valor recebido pelo funcionalismo público federal, nos termos do art. 37, inciso XI da Constituição Federal;

Portaria de designação de supervisão (indicado pelo Coord. qdo. for o caso, emitida pela PROAD)

Minuta de Termo de Convênio devidamente preenchido (disponível no site);

Plano de Trabalho preenchido com recursos financeiros ou não (disponível no site);

Convênio com Instituições privadas, inserir :

– Contrato social,

– Cartão do CNPJ,

– CND – documento de nomeação dos dirigentes,

– Cópias dos documentos pessoais,

– Certidões negativas de débito da União, Estado e Município e – –

– Certificado de regularidade do FGTS.

 

Nome e endereço completo do destinatário (a quem será enviado o Convênio).

Observações:

 

Observação 1 – A página do DPC disponibiliza alguns modelos de termo de convênio que podem ser utilizados, basta acessar <dpc.proad.ufsc.br>

Observação 2 – Plano de trabalho, orçamento detalhado e cronograma de desembolso do projeto deve ser feito de acordo com o modelo disponível na página do DPC;

Observação 3 – Acordos de Cooperação com objetos amplos: se faz necessário inserir, também, cópia da Ata de Reunião de cada Departamento onde foi aprovado o Projeto; ou Declaração do Chefe do Departamento ou do Diretor do Centro dando anuência à celebração do Acordo.

Observação 4– Quanto a tramitação, a COPROJ faz a análise previa da documentação inserida ao processo e estando te acordo encaminha ao DIT, à PF/UFSC,  à Pró Reitoria específica e ao Conselho de Curadores. Retornando à COPROJ e não havendo pendencias é providenciada a documentação para assinatura da Reitora.

Observação 5– Quando a publicação for de responsabilidade da UFSC, as vias devem vir assinadas para posterior assinatura pela Reitora, em cumprimento ao Memo. 1 da COPROJ/2015 e, em cumprimento ao Art. 61, parágrafo único da Lei 8666/93.

                       

2.2 – Termo Aditivo de Convênios/Acordos de Cooperação:

 

Havendo necessidade de Aditamento do Convênio, o Coordenador deverá, com antecedência mínima de 60 dias de seu término, solicitar por e-mail ao DPC/PROAD a reabertura do processo e o encaminhamento deste à chave do Coordenador, e incluir a documentação:

 

Formalização da solicitação de aditivo, feita pelo interessado à Magnífica Reitora,  justificando o pedido de aditivo;

Formulário NOTES atualizados (se houver participação de novos professores/servidores, será necessário inserir as declarações de compatibilidade de carga horária e de limite de remuneração dos novos participantes, bem como os ajustes no término da data da vigência e inserção dos novos participantes quando houver);

Lista da equipe técnica atualizada;

Minuta do Termo Aditivo;

Plano de trabalho das atividades que serão desenvolvidas.

 

2.3 – Quitação de Termos de Cooperação e Convênios e/ou Acordos de Cooperação:

 

Caso haja impedimentos de dar continuidade a celebração de Termo de Cooperação e Convênios e/ou Acordos de Cooperação independente das partes o Coordenador deverá inserir a documentação:

 

Formalização da solicitação de quitação, feita pelo interessado à Magnífica Reitora,  com justificativa circunstanciada;

Relatório de Atividades já desenvolvidas;

Manifestação sobre a prestação de contas e sua efetiva conclusão;

Declaração expressa acerca da existência ou não de prioridade intelectual

Manifestação do Fiscal (qdo. for o caso – solicitado pela PGF)

Termo de Cooperação ou Convênio (inicial) assinado pelas partes

Termo de Encerramento/Quitação a ser analisado para posterior assinatura.

 

2.3.1   Tramitação Convênios/Aditivos e Quitação

A COPROJ faz a análise previa da documentação inserida ao processo e estando de acordo encaminha

–           DIT para análise e parecer;

–           PF/UFSC para parecer atinente aos termos do Termo de Quitação

–           Pró-Reitoria para ratificação dos pareceres anteriores

–           Conselho de Curadores – Quando houver recursos