Orientações aos fiscais de contratos

Nessa área do site apresentamos algumas orientações, informações e modelos de expedientes importantes para auxilar os fiscais de contratos de serviços terceirizados no exercício de suas funções

Salientamos contudo, que o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC) não possui atualmente atribuição de gestão ou fiscalização de contratos!


Curso de Gestão e Fiscalização de Contratos 

O DPC iniciou em 2018 um novo formato do Curso de Gestão e Fiscalização de Contratos, com a capacitação de servidores da Universidade.

Disponibilizamos abaixo o link do material desenvolvido para essas aulas (parte teórica). Destacamos que a cada turma o material é atualizado com as contribuições e discussões arroladas nesses encontros, bem como as atualizações da legislação sobre o tema.

Curso de Gestão e Fiscalização de Contratos Terceirizados (pdf)


CONTRATOS DE SERVIÇOS COM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA

Atenção 

Segundo a IN 05/2017:

Art. 17. Os serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra são aqueles em que o modelo de execução contratual exija, dentre outros requisitos, que:

  1. I – os empregados da contratada fiquem à disposição nas dependências da contratante para a prestação dos serviços;
  2. II – a contratada não compartilhe os recursos humanos e materiais disponíveis de uma contratação para execução simultânea de outros contratos; e
  3. III – a contratada possibilite a fiscalização pela contratante quanto à distribuição, controle e supervisão dos recursos humanos alocados aos seus contratos.

(Exemplos: Limpeza, vigilância, recepção, portaria …)

Esse tipo de contrato requer uma fiscalização mais apurada no que tange aos aspectos trabalhistas do terceirizados alocados na UFSC. Por isso, a IN 05/2017 prevê que os contratos de serviços com DE necessitam de uma fiscalização administrativa:

Art. 40 – III – Fiscalização Administrativa: é o acompanhamento dos aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento;

Sugerimos a leitura do ANEXO VIII-B da IN 05/2017 para os servidores que atuarão na fiscalização administrativa dos contratos de serviços com DE.


FISCAL DE CONTRATO

 Inclusão/ alteração / exclusão

A obrigatoriedade de designação de fiscal (s) para os contratos terceirizados advém da Lei 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos):

Art. 66 – Parágrafo único.  Cabe à administração fiscalizar o cumprimento dos requisitos de acessibilidade nos serviços e nos ambientes de trabalho.(Incluído pela Lei nº 13.146, de 2015).

Art. 67.  A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição

Para a inclusão/ alteração / exclusão de fiscal (s) de contratos é necessário o preenchimento de um formulário (link abaixo), a ser encaminhado via sistema SPA para o endereço DPC/PROAD.

Formulário-para-indicação-de-fiscal-2021(word)

 


 As atribuições dos fiscais de contratos da UFSC são previstas na Portaria 37/GR/2012, de 24 de abril de 2012.


Relatório de Fiscalização de Contratos e ANS/IMR

A partir de 01/11/2018 começou a ser exigido junto às solicitações de pagamento, com a divulgação do Memorando 3/DCF/SEPLAN/2018,  o Relatório de Fiscalização dos Contratos e o  Acordo de Nível de Serviço (ANS) ou Instrumento de Medição do Resultado (IMR)estipulado no instrumento de contratação.

Os documentos necessários podem ser obtidos no sistema SPA, através do processo que deu origem ao contrato.

O DPC orienta que seja lido o que dispõe o item Metodologia de Avaliação da Execução dos Serviços e utilizado o anexo Acordo de Nível de Serviço (ANS) ou Instrumento de Medição do Resultado (IMR) – normalmente item 8 do Termo de Referência (TR) e Anexo III, respectivamente. Para auxiliar os fiscais nesse momento de transição, disponibilizamos aqui os TRs e anexos dos contratos cujos empenhos/pagamentos são realizados pelo SEP/DPC.

Lembramos que cada contrato tem seu respectivo ANS/IMR, portanto não podem ser utilizados ANS/IMR de outros contratos.

O DPC elaborou um modelo de relatório de fiscalização que poderá ser utilizado pelos gestores e fiscais de contratos. O Envio do relatório de fiscalização + IMR/ANS é obrigatório pelo DCF, porém a utilização deste modelo aqui disponibilizado (link abaixo) é facultativa.

RELATÓRIO-MENSAL-DE-FISCALIZAÇÃO-DE-CONTRATO-DE-SERVIÇO-TERCEIRIZADO (v. 1.8) (word)


Multas e Juros do INSS

ATENÇÃO

As notas fiscais de serviços terceirizados de mão-de-obra exclusiva, cujas solicitações de empenhos e pagamentos são realizadas no SEP/DPC, devem ser encaminhadas até o (10º) décimo dia do mês subsequente à emissão da nota, tendo em vista o prazo legal para retenção da contribuição previdenciária na fonte, conforme os termos do Decreto nº 3.048/99, art. 216 e 219, e o tempo necessário para os procedimentos realizados por esse Serviço antes do envio ao DCF/SEPLAN.

A partir do (20º) vigésimo dia do mês subsequente à emissão da nota fiscal sem a devida retenção, inicia-se a incidência de juros e multas pelo atraso, além de possível apuração de responsabilidades e ressarcimento ao erário.

Conforme Decreto nº 3.048/99 que aprova o Regulamento da Previdência Social:

Art. 216, alínea b “[…] as importâncias retidas na forma do art. 219, até o dia vinte do mês seguinte àquele da emissão da nota fiscal ou fatura, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário no dia vinte” (grifo nosso) e,

Art. 219 ” A empresa contratante de serviços executados mediante cessão ou empreitada de mão-de-obra, inclusive em regime de trabalho temporário, deverá reter onze por cento do valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços e recolher a importância retida em nome da empresa contratada […]”.

 Site para o cálculo das multas e juros do INSS:

 http://sal.receita.fazenda.gov.br/PortalSalInternet/faces/pages/index.xhtml


PREENCHIMENTO DO ATESTO DE NOTAS FISCAIS/FATURAS

Atesto de notas 2

Atesto Digital

A partir de 2020 surgiu a possibilidade de atesto e assinatura digitais, sendo assim, não há mais necessidade de entrega física e presencial de notas fiscais e faturas atestadas e dos IMRs assinados pelos fiscais. Para envio totalmente online da fatura atestada e do IMR assinado, podem ser utilizados o e-mail sep.dpc@contato.ufsc.br ou o SPA no setor SEP/DPC.

Montamos também um Guia para orientar os fiscais e gestores de contratos de como realizar o atesto digital utilizando o ASSINA@UFSC, disponível no link abaixo:

ORIENTAÇÕES PARA O ATESTO DIGITAL – ASSINA@UFSC


REGULARIDADE FISCAL – SICAF e Certidões Negativas de Débitos

No instante que o fiscal encaminha ao SEP/DPC a nota fiscal ou fatura atestada, deve atentar à emissão do Relatório de Situação do Fornecedor, com Regularidade Fiscal e Trabalhista Federal dentro da vigência, conforme prevê o Anexo VIII-B – Da Fiscalização Administrativa da IN 05/2017 (item 2, alínea b):

2. Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, nas contratações com dedicação exclusiva dos trabalhadores da Contratada exigir-se-á, dentre outras, as seguintes comprovações:

b) entrega, até o dia trinta do mês seguinte ao da prestação dos serviços, ao setor responsável pela fiscalização do contrato dos seguintes documentos, quando não for possível a verificação da regularidade destes no Sistema de Cadastro de Fornecedores (SICAF¹²):

b.1. Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND);

b.2. Certidões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede da Contratada (verificar nos sites do Município e Estado da empresa prestadora);

b.3. Certidão de Regularidade do FGTS (CRF);

b.4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

Para os fiscais que não possuem acesso ao Sistema de Cadastro de Fornecedores – SICAF, solicitar através do envio do “Formulário de Cadastro do SIASG” (disponível no site) para o email de dpc.proad@contato.ufsc.br  (ramais 4236);
² Para os fiscais que possuem acesso ao Sistema de Cadastro de Fornecedores – SICAF, o passo a passo para realizar a verificação da regularidade: Acesso restrito –> Governo –> Usuário (CPF) e senha –> Consulta –> Situação do fornecedor –> Pessoa Jurídica – CNPJ – Relatório -> Detalhar.